Co kilka lat Naczelnictwo ZHR zarządza spis z natury, który polega na zinwentaryzowaniu całego majątku Związku, którym dysponuje: środków trwałych, wyposażenia, sprzętu niskocennego, lokali oraz wartości niematerialnych.
Komendant jednostki w takim wypadku powołuje komisję spisową, która korzystając z przygotowanych arkuszy przeprowadza spis wg wytycznych i plików które znajdują się na dysku DOKUMENTY ZHR w folderze SPIS INWENTARZOWY.
Spis z natury krok po kroku
1. Komendant jednostki (drużyny/gromady/szczepu/hufca/okręgu) powołuje rozkazem 3 osobową komisję spisową.
2. Komisja wchodzi fizycznie do magazynu, harcówki itd. i przelicza i spisuje sprzęt, który w rzeczywistości znajdzie dzieląc na odpowiednie kategorie.
3. Porównuje się spis z książką inwentarzową z ZiHeRa i dokonuje koniecznych korekt wg stanu rzeczywistego uzupełniając odpowiednie protokoły (przekazania, kradzieży, kasacji itd.).
4. Sprawozdanie ze spisu składa się w siedzibie okręgu.
Uwagi:
- w skład komisji wchodzą 3 pełnoletnie osoby
- w komisji nie może być komendanta danej jednostki
- konieczne są podpisy członków komisji na kartach spisowych
- spis należy porównać z książką inwentarzową w ZiHeRze (drukuj – wszystkie lata). Jeśli pojawią się jakieś rozbieżności, należy uwzględnić je w ZiHeRze, przykładowo jeżeli stary namiot został zutylizowany, w ZiHeRze dodajemy rozchód – źródło – protokół kasacji. Jeśli został ujawniony majątek, którego w ZiHeRze nie było – przychód – źródło – spis z natury.
Dokumenty spisowe, które należy dostarczyć
- Rozkaz.
- Karty spisowe.
- Wydrukowana z ZIHERa książka inwentarzowa (wszystkie lata).
Wszystkie dokumenty spisowe dostarczamy wraz z rozliczeniem rocznym do biura okręgu.