Jak powołać / przekazać / rozwiązać jednostkę?

Komendant, który powołuje, przekazuje lub rozwiązuje jednostkę, jest zobowiązany do dopełnienia określonych formalności w Zarządzie Okręgu. Poniżej są przedstawione trzy możliwe scenariusze wraz z instrukcją krok po kroku. Należy odnaleźć właściwy dla siebie wariant i postępować zgodnie z opisanymi działaniami – pozwoli to przeprowadzić cały proces sprawnie i poprawnie.

Dodatkowo każda zmiana statusu jednostki (z próbnej na związkową lub odwrotnie) musi zostać zgłoszona poprzez przesłanie odpowiedniego rozkazu na adres [email protected] oraz DW: [email protected]. Przekazywanie tych informacji jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia i kontrolowania finansów Okręgu, w tym poprawnego naliczania składek i NNW.

POWOŁANIE JEDNOSTKI

1. Na początku należy wypełnić formularz dostępny pod poniższym linkiem: https://forms.gle/AYkRqMaLNZW8WRtU8. Można go wypełnić JEDYNIE posiadając maila w domenie ZHR (link do założenia maila w domenie ZHR znajduje się w zakładce „Formularze ogólne”). Po jego uzupełnieniu trzeba wykonać kolejne kroki opisane poniżej.
2. Po wypełnieniu formularza wymagane jest przygotowanie dokumentów oraz ich przekazanie do Zarządu Okręgu, a także wysłanie części z nich drogą mailową.
3. Dokumenty do wydrukowania i dostarczenia osobiście:
   • ZM komendanta / opiekuna zakładającego jednostkę (link poniżej w sekcji „NIEZBĘDNE DOKUMENTY”).
4. Dokumenty do wysłania mailowo na adres [email protected] niezwłocznie po wypełnieniu formularza:
   • skan / pdf rozkazu powołania jednostki, tytuł maila: „rozkaz powołania jednostki” – tą informację należy również przesłać na adres [email protected] i [email protected] (najlepiej te maile dodać po prostu do DW), aby pracownik biura mógł rozpocząć naliczanie składek i NNW od właściwego momentu, a Skarbnik mógł stworzyć ID WEW,
   • skan dowodu osobistego komendanta / opiekuna zakładającego jednostkę (TYLKO I WYŁĄCZNIE JEŚLI KOMENDANT / OPIEKUN ZAKŁADAJĄCY JEDNOSTKĘ NIE POSIADA JESZCZE KONTA UŻYTKOWNIKA W ERSTE BANK), tytuł maila: „powołanie – konto bankowe WLPXXX – skan dowodu osobistego„.
     Alternatywnie skan można wykonać na miejscu podczas dyżuru (wtorek lub czwartek w godzinach 16:30 – 19:30).
5. Dostęp do konta i systemu ZiHeR zostanie przyznany komendantowi / opiekunowi zakładającemu jednostkę po wykonaniu wyżej wymienionych czynności. Informacja o nadaniu dostępów zostanie przesłana drogą mailową.

PRZEKAZANIE JEDNOSTKI

1. Na początku należy wypełnić formularz dostępny pod poniższym linkiem: https://forms.gle/BjjxxPC5SbaC3L8e7. Można go wypełnić JEDYNIE posiadając maila w domenie ZHR (link do założenia maila w domenie ZHR znajduje się w zakładce „Formularze ogólne”). Po jego uzupełnieniu trzeba wykonać kolejne kroki opisane poniżej.
2. Po wypełnieniu formularza wymagane jest przygotowanie dokumentów oraz ich przekazanie do Zarządu Okręgu, a także wysłanie części z nich drogą mailową.
3. Dokumenty do wydrukowania i dostarczenia osobiście:
   • ZM nowego komendanta / opiekunka jednostki (link poniżej w sekcji „NIEZBĘDNE DOKUMENTY”),
   • protokół przekazania jednostki (odpowiedni dla typu jednostki, link poniżej w sekcji „NIEZBĘDNE DOKUMENTY”),
   • kompletne rozliczenie finansowe sporządzone do dnia przekazania jednostki przez dotychczasowego komendanta.
4. Dokumenty do wysłania mailowo na adres [email protected] niezwłocznie po wypełnieniu formularza:
   • skan / pdf rozkazu przekazania jednostki, tytuł maila: „WLPXXX rozkaz przekazania jednostki„,
   • skan dowodu osobistego nowego komendanta / opiekuna jednostki (TYLKO I WYŁĄCZNIE JEŚLI NOWY KOMENDANT / OPIEKUN JEDNOSTKI NIE POSIADA JESZCZE KONTA UŻYTKOWNIKA W ERSTE BANK), tytuł maila: „przekazanie – konto bankowe WLPXXX – skan dowodu osobistego„.
     Alternatywnie skan można wykonać na miejscu podczas dyżuru (wtorek lub czwartek w godzinach 16:30 – 19:30).
5. Po wykonaniu powyższych procedur kartę bankową dotychczasowego komendanta jednostki należy zastrzec i zniszczyć. W przypadku problemów lub wątpliwości dotyczących zastrzeżenia karty należy skontaktować się pod adresem: [email protected].
6. Dostęp do konta i systemu ZiHeR zostanie przyznany nowemu komendantowi / opiekunowi jednostki po wykonaniu wyżej wymienionych czynności. Informacja o nadaniu dostępów zostanie przesłana drogą mailową.
7. Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności oraz nadaniu dostępów nowemu komendantowi / opiekunowi jednostki, dotychczasowemu komendantowi zostaną niezwłocznie odebrane wszystkie dostępy związane z jednostką.

ROZWIĄZANIE JEDNOSTKI

1. Na początku należy wypełnić formularz dostępny pod poniższym linkiem: https://forms.gle/pawoBZJaARMKqMjg8. Można go wypełnić JEDYNIE posiadając maila w domenie ZHR (link do założenia maila w domenie ZHR znajduje się w zakładce „Formularze ogólne”). Po jego uzupełnieniu trzeba wykonać kolejne kroki opisane poniżej.
2. Po wypełnieniu formularza wymagane jest przygotowanie dokumentów oraz ich przekazanie do Zarządu Okręgu, a także wysłanie części z nich drogą mailową.
3. Dokumenty do wydrukowania i dostarczenia osobiście:
   • kompletne rozliczenie finansowe sporządzone do dnia rozwiązania jednostki przez dotychczasowego komendanta – KONTO MUSI BYĆ WYZEROWANE, TAK SAMO JAK ZIHER (przed przelaniem jakichkolwiek środków innym jednostkom należy się upewnić czy zostały przelane WSZYSTKIE składki i NNW do Okręgu),
   • protokół przekazania/kasacji sprzętu – jeśli rozwiązywana jednostka go posiadała (link poniżej w sekcji „NIEZBĘDNE DOKUMENTY”),
   • OBM (link poniżej w sekcji „NIEZBĘDNE DOKUMENTY”).
4. Dokumenty do wysłania mailowo na adres [email protected] niezwłocznie po wypełnieniu formularza:
   • skan / pdf rozkazu rozwiązania jednostki, tytuł maila: „WLPXXX rozkaz rozwiązania jednostki” – tą informację należy również przesłać na adres [email protected] i [email protected] (najlepiej te maile dodać po prostu do DW), aby pracownik biura mógł zakończyć naliczanie składek i NNW do właściwego momentu, a Skarbnik mógł zwolnić numer konta dla innej jednostki,
5. Po wykonaniu powyższych procedur kartę bankową komendanta rozwiązującego jednostkę należy zastrzec i zniszczyć. W przypadku problemów lub wątpliwości dotyczących zastrzeżenia karty należy skontaktować się pod adresem: [email protected].
6. Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności komendantowi rozwiązującemu jednostkę zostaną niezwłocznie odebrane wszystkie dostępy związane z jednostką.

NIEZBĘDNE DOKUMENTY

ZM

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA GROMADY / DRUŻYNY

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA SZCZEPU / HUFCA / CHORĄGWI LUB INNEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

OBM

PROTOKÓŁ KASACJI SPRZĘTU

NIEDŁUGO POJAWI SIĘ TU PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA SPRZĘTU

JAK UZYSKAĆ KARTĘ DO KONTA

W przypadku posiadania już dostępu do konta oraz chęci uzyskania karty do tego konta, należy wysłać wiadomość e-mail na adres: [email protected], tytuł maila „karta do konta WLPXXX„.

WAŻNE!
1. Karta jest imienna, dlatego nie można korzystać z karty poprzedniej osoby pełniącej funkcję.
2. Opłata za kartę wynosi 7 zł miesięcznie, jeśli w danym miesiącu nie zostaną wykonane transakcje na łączną kwotę co najmniej 400 zł.